Mitä eroa käytännössä on esimerkiksi Ropo Suomi Oy:n ja Fennoan välillä vuokranantajalle?
Moni vuokranantaja tai asuntosijoitusyhtiö pohtii jossain vaiheessa samaa kysymystä: kannattaako vuokrien reskontra ja maksuliikenne hoitaa ulkoistetun palveluntarjoajan kautta vai omassa taloushallinnossa?
Käytännössä vaihtoehdot tarkoittavat usein esimerkiksi sitä, että vuokrat laskutetaan jonkin toiminnanohjausjärjestelmän kautta, mutta laskun “elinkaari” jatkuu eri tavalla riippuen siitä, käytetäänkö ulkoistettua reskontrapalvelua, kuten Ropoa, vai omaa taloushallintoa, kuten Fennoaa, Procountoria, Talenomia tai Netvisoria.
Molemmat toimintamallit ovat täysin toimivia ratkaisuja. Ero ei yleensä ole siinä, kumpi on teknisesti oikea, vaan siinä:
- millaista liiketoimintaa harjoitat
- kuinka paljon vastuuta jää yritykselle itselleen
- kuinka automatisoitua prosessi on
- kuinka paljon aikaa hallinnointiin kuluu
- mitä palvelu lopulta maksaa kokonaisuutena
Tässä kirjoituksessa käydään läpi realistisesti ja käytännönläheisesti, mitä eroa näillä malleilla oikeasti on vuokranantajan näkökulmasta.
Mitä tarkoitetaan ulkoistetulla reskontralla?
Ulkoistetussa reskontrassa laskutus, maksujen seuranta ja usein myös perintäprosessit siirtyvät osittain ulkopuolisen palveluntarjoajan hoidettavaksi.
Käytännössä prosessi voi mennä esimerkiksi näin:
- Vuokra muodostetaan ulkoisessa toiminnanohjausjärjestelmässä (esim. Vuokranet)
- Lasku siirtyy automaattisesti reskontrapalvelulle
- Palveluntarjoaja lähettää laskun
- Palveluntarjoaja kerää viitteelliset suoritukset ja maksut kohdistuvat automaattisesti
- Maksumuistutukset ja mahdollinen perintä hoidetaan automaattisesti
- Suoritustiedot palautuvat toiminnanohjausjärjestelmään
- Suoritukset tilitetään vuokranantajalle
Tällaisessa mallissa käyttäjän ei yleensä tarvitse käsitellä päivittäistä maksuliikennettä tai avoimien saatavien seurantaa samalla tavalla kuin omassa reskontrassa.
Ulkoistetun mallin suurin hyöty on usein työmäärän vähentyminen, erityisesti silloin kun:
- vuokrakohteita on paljon (useita kymmeniä tai satoja)
- maksuliikennettä on paljon
- yritys haluaa minimoida manuaalisen taloushallinnon
- vuokravalvonta halutaan mahdollisimman automatisoiduksi
Tämä näkyy myös käytännössä markkinassa. Suuret vuokranantajat käyttävät useasti ulkoistettua vuokravalvonnan reskontrapalvelua. Syy on yksinkertainen: aikaa halutaan käyttää operatiiviseen liiketoimintaan, vuokrakohteiden hallintaan, vuokraukseen ja salkun kehittämiseen – ei reskontran pyörittämiseen.
Reskontran hoitaminen itsessään ei tuota liiketoiminnalle lisäarvoa samalla tavalla kuin esimerkiksi käyttöasteen parantaminen, uusien kohteiden hankinta tai vuokratuottojen optimointi. Siksi suuret toimijat pyrkivät automatisoimaan ja ulkoistamaan vuokravalvonnan mahdollisimman pitkälle.
Ulkoistetut reskontraoperaattorit ovat usein suuria toimijoita, joiden koko liiketoiminta perustuu maksuliikenteen, reskontran ja saatavien hallintaan. Niiden prosesseihin on rakennettu paljon optimointeja juuri erilaisia käyttötarkoituksia varten, kuten vuokravalvontaa varten.
Samalla niiden käytössä on enemmän resursseja, henkilöstöä ja valmiita toimintamalleja kuin yksittäinen vuokranantaja yleensä pystyy itse tekemään oman taloushallintonsa sisällä.
Käytännön esimerkkejä tästä ovat:
- viitteettömien suoritusten selvittely
- virheellisten maksujen kohdistukset
- maksusuunnitelmien käsittely
- vuokralaisten maksuneuvonta
- jatkuva avoimien saatavien seuranta
- kirjanpidon automaatiot
Monessa ulkoistetussa palvelussa nämä kuuluvat kokonaisuuteen ilman, että jokainen yksittäinen toimenpide aiheuttaa erillistä työvaihetta tai kustannusta vuokranantajalle.
Omassa reskontrassa sama työ jää käytännössä aina yrityksen tai kirjanpitäjän hoidettavaksi. Vaikka yksittäiset tehtävät voivat tuntua pieniltä, niiden määrä kasvaa nopeasti volyymin mukana — ja samalla myös kustannukset kasvavat.
Mitä tarkoitetaan omalla taloushallinnolla?
Omassa reskontrassa laskut ja maksuliikenne hallitaan yrityksen omassa taloushallintojärjestelmässä, kuten Fennoassa, Procountorissa tai Netvisorissa.
Tässä mallissa Vuokranet toimii edelleen käyttöliittymänä vuokrien hallintaan ja laskujen muodostamiseen, mutta laskut siirtyvät yrityksen omaan taloushallintoon.
Käytännössä yritys itse vastaa esimerkiksi:
- pankkiyhteyksistä sekä rajapintojen avaamisesta ja niiden kustannuksista
- maksujen seurannasta
- suoritusten kohdistamisesta
- maksumuistutuksista
- mahdollisesta perinnästä
- kirjanpidon prosesseista
Taloushallinto-ohjelmistot tarjoavat näihin paljon automatiikkaa, mutta vastuu prosessin toimivuudesta jää enemmän yritykselle itselleen tai sen kirjanpitäjälle.
Oman reskontran etuja ovat usein:
- enemmän kontrollia
- pienemmät suorien palvelumaksujen kustannukset
- joustavuus ja kustomointi omiin prosesseihin
- mahdollisuus keskittää kaikki laskutus yhteen järjestelmään
Toisaalta oma reskontra tarkoittaa yleensä myös enemmän operatiivista työtä ja enemmän tilanteita, joissa jonkun täytyy reagoida poikkeamiin.
Miten laskutusprosessi etenee käytännössä?
Riippumatta taloushallintojärjestelmästä ja palveluntarjoajasta, käyttöliittymä pysyy toiminnanohjausjärjestelmässä käyttäjälle samanlaisena.
Vuokranetissä:
- vuokra muodostetaan samalla tavalla
- laskut näkyvät samalla tavalla
- vuokravalvonnan tilanne näkyy samalla tavalla
Ero syntyy vasta sen jälkeen, kun lasku lähtee eteenpäin.
Ulkoistettu reskontra
Kun lasku siirtyy ulkoistetulle palveluntarjoajalle:
- palveluntarjoaja lähettää laskun
- viitesuoritukset käsitellään heidän järjestelmässään
- avoimia saatavia seurataan automaattisesti
- muistutus- ja perintäprosessi käynnistyy automaattisesti sääntöjen mukaan
Yrityksen oma työmäärä painottuu enemmän poikkeustilanteisiin ja palveluprosessin hallintaan.
Oma taloushallinto
Omassa reskontrassa:
- lasku siirtyy taloushallintoon
- pankkiaineistot haetaan omaan järjestelmään
- suoritukset kohdistetaan
- avoimia laskuja seurataan
- muistutukset ja perintä lähetetään itse tai automaatioiden avulla
Vaikka järjestelmät automatisoivat paljon, yrityksen vastuulle jää enemmän päivittäistä hallintaa.
Vastuunjako käytännössä
Suurin käytännön ero mallien välillä liittyy siihen, kuka tekee päivittäisen työn ja kuka kantaa vastuun siitä, että vuokravalvonta toimii tehokkaasti.
Ulkoistetussa reskontrassa:
- laskujen lähetys tapahtuu palveluntarjoajan kautta
- maksujen kohdistukset hoidetaan automaattisesti
- muistutukset ja perintä etenevät automaattisesti sääntöjen mukaan
- viitteettömät suoritukset selvitetään keskitetysti
- vuokralaisilla on usein käytössään erillinen maksuneuvonta
- avoimia saatavia seurataan jatkuvasti
Omassa reskontrassa taas:
- yritys tai kirjanpitäjä seuraa maksujen tilannetta
- epäselvät maksut selvitetään itse
- muistutusten lähetys ja seuranta jää omalle vastuulle
- maksusuunnitelmista päätetään itse
- jokainen poikkeustilanne vaatii manuaalista käsittelyä
Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että omassa reskontrassa yrityksen täytyy ymmärtää enemmän itse taloushallinnon prosesseista ja käyttää niihin aikaa.
Pehmeät arvot vs. tehokas vuokravalvonta
Vuokravalvonnassa on myös inhimillinen puoli, josta puhutaan vähemmän.
Moni vastuullinen vuokranantaja haluaa olla joustava, ymmärtäväinen ja “hyvämaineinen”. Käytännössä tämä valitettavasti tarkoittaa usein sitä, että:
- maksumuistutuksia viivästetään
- maksuaikoja pidennetään
- perintää vältellään
- vuokralaiselle annetaan jatkuvasti lisäaikaa ja ”siimaa”
Ajatus on yleensä hyväntahtoinen, mutta sillä on myös kääntöpuolensa.
Jos maksuvalvonta ei ole johdonmukaista, vuokralainen oppii nopeasti, että velvoitteista voi selvitä ilman seuraamuksia. Samalla vuokranantajan kassavirta alkaa kärsiä ja avoimet saatavat kasvavat.
Paradoksaalisesti vuokranantaja haluaa, että vuokralainen maksaisi vuokransa, mutta samalla vältellään niitä toimia, jotka oikeasti ohjaavat maksamaan ajallaan.
Suurilla vuokranantajilla tähän ei yleensä ole varaa. Maksuvalvonta toimii samalla periaatteella kaikille:
- muistutukset lähtevät ajallaan
- perintäprosessi etenee automaattisesti
- toimintamalli on tasapuolinen
Tämä voi tuntua yksittäisestä vuokralaisesta joskus tiukalta, mutta liiketoiminnan näkökulmasta kyse on kassavirran hallinnasta ja ennakoitavuudesta.
Jokaisen vuokranantajan kannattaa pohtia asiaa myös oman liiketoimintansa näkökulmasta:
Kumpi on pitkällä aikavälillä parempi?
- Tyytyväinen asiakas, joka maksaa vuokransa miten sattuu ja saatavia kertyy
- Vai vähän närkästynyt asiakas, jonka vuokrat kuitenkin kotiutuvat ajallaan?
Lopulta maksamattomuus on aina vuokralaisen vastuulla, ei vuokranantajan.
Työmäärä yrityksen näkökulmasta
Pienellä määrällä vuokrakohteita ero ei välttämättä tunnu suurelta.
Kun kohteiden määrä kasvaa, myös seuraavat asiat lisääntyvät:
- osamaksut ja myöhästyneet saatavat
- epäselvät viitesuoritukset
- vuokralaisten yhteydenotot ja niihin tarvittavat asiakaspalveluresurssit
- maksusuunnitelmat
- perintätilanteet
- hyvitykset ja korjaukset
Juuri näissä tilanteissa ulkoistetun reskontran hyöty alkaa usein näkyä.
Toisaalta osa yrityksistä haluaa pitää kaiken hallinnan itsellään:
- kaikki rahat kulkevat omien tilien kautta
- kaikki asiakasviestintä pysyy omassa hallinnassa
- prosessit voidaan rakentaa täysin oman toimintatavan mukaan
Tällöin oma reskontra voi olla luontevampi vaihtoehto, vaikka työmäärä olisi suurempi. Valinta on myös hyvin pitkälti liiketoiminta- ja laskuvolyymikohtaista. Mitä enemmän laskuja lähtee kappalemääräisesti vuositasolla, sitä useammin käännytään ulkoisen reskontran puoleen.
Kustannusrakenne – mistä oikeasti maksetaan?
Pelkkä kuukausi- tai transaktiohinnoittelu ei vielä kerro kokonaiskuvaa kustannuksista. Vuokravalvonnassa pitäisi huomioida koko prosessi laskun lähettämisestä maksujen seurantaan, muistutuksiin, perintään, kirjauksiin, virhetilanteiden käsittelyyn ja päivittäiseen hallinnointiin asti.
Kannattaa myös muistaa, ettei markkinassa käytännössä ole “ilmaisia lounaita”. Jos jonkin palvelun hinnoittelu näyttää poikkeuksellisen edulliselta tai epäselvältä verrattuna muihin vaihtoehtoihin, kustannuksia voi olla siirretty esimerkiksi erillisiin palvelumaksuihin, lisätoimintoihin tai manuaalisen työn puolelle.
Ulkoistettu reskontra
Ulkoistetussa reskontrassa yksi merkittävä hyöty on se, että useat eri palvelut ovat useasti saman toimijan sisällä.
Esimerkiksi Ropo Suomi toimii:
- maksunvälittäjänä
- reskontrapalveluna
- verkkolaskuoperaattorina
- perintäyhtiönä
Kun kaikki toiminnot ovat yhden katon alla, prosessi on usein:
- nopea
- selkeä
- automatisoitu
- kustannustehokas
Kustannuksia syntyy:
- laskujen lähetyksestä (transaktiot)
- reskontran hoidosta (kuuluu useasti kiinteään kk-maksuun)
- muistutuksista ja perinnästä (transaktiot ja esim. jälkiperintäprovisio tai viranomaismaksut)
- maksuliikenteen käsittelystä (kuuluu useasti kiinteään kk-maksuun)
- kustomoitu asiakaspalvelu tai raportointi (kuuluu useasti kiinteään kk-maksuun)
Ulkoisella reskontralla voidaan tehdä myös kulujen optimointia. Monet palveluntarjoajat mahdollistavat esimerkiksi tilitysrytmin säätelyn, jolloin vuokranantaja voi vastaanottaa suorituksia könttätilityksinä yksittäisten maksujen sijaan.
Tällä voidaan säästää huomattavia summia pelkästään pankkien sisääntulevan maksuliikenteen kustannuksissa. Suuremmissa volyymeissa säästö voi olla vuositasolla jopa tuhansia euroja.
Oma reskontra
Kulut koostuvat yleensä:
- taloushallinto-ohjelmistosta
- pankkiyhteyksistä ja integraatioista
- verkkolaskuoperaattorista
- kirjanpitäjän työstä
- omasta ajankäytöstä
Vaikka omaa reskontraa voidaan automatisoida pitkälle, käytännössä työ ja vastuu jää silti aina yritykselle tai kirjanpitäjälle.
Joku joutuu jatkuvasti:
- seuraamaan avoimia saatavia
- tekemään kohdistuksia
- selvittämään epäselviä maksuja
- korjaamaan virheitä
- tekemään maksusuunnitelmia
- päättämään miten yksittäisten vuokralaisten tilanteissa toimitaan
Kysymys kuuluukin vuokrausliiketoiminnassa: käytetäänkö yrityksen resursseja oikeaan asiaan?
Usein oma reskontra näyttää paperilla edullisemmalta, mutta kokonaiskustannukseen vaikuttaa valtavasti:
- kuinka paljon aikaa hallinnointiin käytetään
- kuinka paljon manuaalista työtä syntyy
- kuinka paljon virhetilanteita käsitellään
- kuinka paljon oma henkilöstö tai kirjanpitäjä käyttää aikaa vuokravalvontaan
”Tärkein nyrkkisääntö on se, että automaatio on lähes aina moninkertaisesti halvempaa kuin oma tai ammattilaisen tekemä asiantuntijatyö.”
Yleisimmät väärinkäsitykset
“Ulkoistettu reskontra poistaa kontrollin”
Todellisuudessa ulkoistetussa reskontrassa vuokranantaja voi edelleen hallita ja optimoida omaa prosessiaan, ja se nimenomaan kannattaakin.
Vuokranantaja voi esimerkiksi:
- tehdä omia maksujärjestelyjä
- siirtää laskujen eräpäiviä
- keskeyttää muistutukset tai perinnän tarvittaessa kokonaan vuokralaisen kohdalla
- ohjata asiakkaita ottamaan yhteyttä jo ennen eräpäivän ylittymistä
Käytännössä moni kokenut vuokranantaja kuitenkin huomaa, että jatkuvat manuaaliset maksujärjestelyt ovat usein tehottomia erityisesti kroonisesti myöhästelevien maksajien kohdalla. Tällöin automatisoitu ja johdonmukainen prosessi toimii yleensä paremmin sekä kassavirran että hallinnollisen työn näkökulmasta.
Toimiva käytäntö syntyy usein siitä, että vuokralaisia ohjataan ottamaan yhteyttä heti maksuvaikeuksien ilmetessä — ei vasta siinä vaiheessa, kun laskut ovat erääntyneet ja kulut alkavat juosta.
“Oma reskontra on halvempi”
Jos asuntoja on vähän ja prosessi toimii hyvin, tämä voi pitää paikkansa.
Kun volyymi kasvaa, myös:
- työmäärä
- virheiden määrä
- seurannan tarve
- henkilöriski
kasvavat nopeasti.
Kontrolli vs. riskin siirtäminen
Oma reskontra antaa käytännössä lähes täydellisen kontrollin prosessiin. Samalla se tarkoittaa myös sitä, että kaikki seuranta, reagointi, päätökset, virheet ja viivästykset ovat täysin omalla vastuulla.
Ulkoistettu reskontra taas antaa yleensä riittävän kontrollin päivittäiseen toimintaan, mutta samalla saatavien hallinta ja kotiuttaminen siirtyvät suurelta osin ison toimijan vastuulle. Käytännössä suuri reskontraoperaattori hoitaa vuokravalvonnan yleensä systemaattisemmin ja tehokkaammin kuin mitä yksittäinen vuokranantaja pystyy itse tekemään oman taloushallintonsa sisällä.
Oma reskontra ja sen mahdollistama täysi kontrolli synnyttää myös monesti psykologisen ansan vuokranantajalle. Vuokralaisia kohdellaan eriarvoisesti, maksuaikataulut, muistutus ja perintäprosessit vaihtelevat vuokralaisittain ja omat tunteet saavat vallan, joka ajaa monesti hyvän liiketoiminnan edelle ja saatavia jää kotiuttamatta pitkällä aikavälillä. Systemaattisen, nopean ja tehokkaan muistutusten ja perinnän liittäminen prosesseihin ei poista ”hyvä vuokranantaja”-statusta vuokraajalta. Se tekee hänestä ammattimaisen toimijan, jonka on noudatettava tarkkoja prosesseja pitääkseen liiketoimintansa järkevänä.
Tämän vuoksi monen vuokranantajan kannattaisikin keskittää oma energiansa enemmän siihen vaiheeseen, jolla on suurin vaikutus luottotappioriskiin – vuokralaisvalintaan.
Hyvä vuokralaisvalinta lisää saatavien kotiuttamisen mahdollisuuksia huomattavasti tehokkaammin kuin mikään perintäprosessi.
Onko vuokravalvontanne rakennettu tehokkaasti?
Autamme kartoittamaan, millainen vuokravalvonnan ja reskontran toimintamalli sopii parhaiten juuri teidän liiketoimintaanne — oli kyseessä sitten ulkoistettu reskontra tai oma taloushallinto.
Ota yhteyttä lomakkeella tai soita, niin käydään nykyinen prosessi yhdessä läpi.
JP Tammela 044 585 6969
