Vuokrausliiketoiminnan kasvu ja toimialan sähköistyminen sekä toimintaympäristön muutos johtavat yhä useammin siihen, että sijoittajan kannattaa investoida järjestelmiin, jotka mahdollistavat nykyisten toimintojen suorittamisen entistä tehokkaammin. Onnistuneet järjestelmäinvestoinnit ovat keskeisessä roolissa myös oman vuokraustoiminnan kilpailukyvyn ja kasvun ylläpitämisessä.
Kirjoituksessa käsitellään monipuolisesti vuokraustoimintaan soveltuvien järjestelmien käyttöönottoa, kehitystä sekä oman toiminnan tehostamista ja hallintaa. Teksti on kirjoitettu ammattimaisesti omaan vuokraustoimintaan suhtautuville ja kasvuhaluisille sijoittajille sekä yrityksille, jotka ovat aikeissa hankkia toiminnanohjausjärjestelmän helpottamaan omaa liiketoimintaansa. Käymme tarkasti läpi järjestelmän hankintaan ja käyttöönottoon liittyviä vaiheita sekä menestykseen vaikuttavia tekijöitä ohjelmiston näkökulmasta.
Kirjoittaja on Vuokranetin yrittäjä ja ohjelmistokehittäjä Juha-Pekka Tammela, joka on työskennellyt yli 10 vuotta erilaisten ERP-hankkeiden sekä varaus- ja vuokrausjärjestelmien parissa ja ollut suunnittelemassa sekä rakentamassa kyseisiä järjestelmiä useille toimijoille ja toimialoille pienemmistä pk-yrityksistä pörssiyhtiöihin.
Mikä on Vuokranet?
Vuokranet on vuokrausliiketoiminnan ERP-järjestelmä (Enterprise Resource Planning system, toiminnanohjausjärjestelmä), joka automatisoi yrityksen vuokraustoiminnan ydintoimintoja sekä integroi yrityksen liiketoiminnan eri osa-alueita keskenään.
Vuokranettiin sisältyvät esimerkiksi taloushallinto (vuokrareskontra), asiakashallinta, vuokrasopimusten, lainojen, dokumenttien, allekirjoitusten, vuokravakuuksien, tuotteiden hallinta sekä raportointi. Vuokranetissä nämä osa-alueet integroituvat keskenään ja muun muassa keräävät sekä välittävät reaaliaikaista tietoa vuokraustoiminnasta. Vuokranetin avulla voidaan hallita kaikkia vuokraustoimintaan liittyviä liiketoimintoja.
Vuokranet-ohjelmisto mahdollistaa sen, että yritykset ja yksityissijoittajat ovat voineet luopua Excelin, manuaalisten tiliotteiden tai keskenään integroitujen erillisjärjestelmien ja liiketoimintasovelluksien käytöstä. Toisaalta on hyvä muistaa, että Vuokranet-järjestelmän käyttöönotto ei kuitenkaan tarkoita sitä, että yrityksellä ei voisi olla käytössä muitakin tietojärjestelmiä tai liiketoimintaratkaisuja.
Vuokranet on tarkoitettu kaikille yritys- ja yksityissijoittajille, jotka vuokraavat kiinteitä tiloja asiakkaiden käyttöön. Vuokranetin käyttäjät hallitsevat tällä hetkellä asuntoja, autotalleja, varastoja, toimitiloja sekä bändikämppiä. Voit rekisteröityä Vuokranet-järjestelmän käyttäjäksi ja kokeilla ohjelmistoa 30 päivää maksutta.
Vuokranet-vuokrausjärjestelmän hyötyjä asunto- tai kiinteistösijoittajille
Järjestelmän käyttöönoton alussa tehdyssä vaatimusmäärittelyssä ja demossa haetaan ymmärrystä siitä, miten sijoittajan tai esimerkiksi vuokravälittäjän nykyiset liiketoimintaprosessit toimivat. Kun eri liiketoimintaprosesseista ja niiden toiminnasta on selkeä kuvaus, niitä on on mahdollista tehostaa ja yhtenäistää Vuokranet-järjestelmän avulla. Vuokranetin tärkeimpänä tavoitteena onkin tehostaa yrityksen liiketoimintaa ja parantaa tuottavuutta.
Käytännössä Vuokranet-vuokravalvonnan tuottamia hyötyjä ovat mm.:
– oman manuaalisen työn vähentäminen eli toiminnan automatisointi (esim. laskutus ja perintä)
– nopea tiedonkulku ja reaaliaikainen raportointi
– virheiden minimointi sopimuksissa ja laskutuksessa
– vuokranantajan ja asiakkaiden (vuokralaisten) tyytyväisyys
– asiakaspalvelun laadun parantuminen
– kilpailukyvyn vahvistaminen ja imago vuokranantajana
Tarkastele Vuokranet-ohjelmiston hyötyjä ja ominaisuuksia tästä.
Lisäksi toimialaerikoistunut Vuokranet-järjestelmä tukee yrityksen tarpeita ja tarjoaa yritykselle toimialakohtaisia hyötyjä. Vuokranetin suurin hyöty on keskitetty prosessien hallinta ja tietokanta, joka tarkoittaa käytännössä sitä, että esimerkiksi järjestelmään syötetyt dokumentit, asiakas-, laskutus- ja vuokrasopimusten tiedot ovat välittömästi saatavissa ja kaikkein liiketoimintaan osallistuvien sidosryhmien käytettävissä. Tämä voi tarkoittaa raportointia yrityksen johdolle, dokumenttien toimitusta vuokralaiselle ja verottajalle tai tehtävien delegointia toiselle työntekijälle.
Vuokravalvontajärjestelmän hyötynä on myös reaaliaikaisen tiedon ja taloustiedon kerääminen sekä tuottaminen kaikista yrityksen toiminnoista. Kun sijoittajalla on reaaliaikaista tietoa käytettävissään, päätösten tekeminen helpottuu ja esimerkiksi resurssien keskittäminen tiettyyn liiketoiminnan osa-alueeseen on mahdollista.
Vuokranettiin muodostuvan tiedon perusteella järjestelmä tuottaa muun muassa laskelmia ja raportteja tukemaan päätöksentekoa. Hyödyllisiä laskelmia ovat esimerkiksi järjestelmän tuottamat erilaiset tunnusluvut, tuotekohtaiset laskutusmäärät, kassavirta, vuokrattavuuden tai vuokratuoton laskelmat. Tärkeään osaan nousee se, mitä, missä vaiheessa ja kuinka tarkkaa tietoa järjestelmään kirjataan sekä mitä laskentamenetelmiä käytetään. Näihin asioihin kiinnitetään huomiota järjestelmän asiakaskohtaisessa konfigurointivaiheessa ja tietoa tallennettaessa.
Vuokranet-ohjelmiston käytön aloitus
Järjestelmän käyttöönoton taustalla on usein teknologisia ja liiketoiminnallisia tarpeita tai haasteita. Teknologisia tarpeita ovat esimerkiksi tarve korvata ikääntyneitä ja kehityksessä jälkeenjääneitä tietojärjestelmiä tai Excel-kaavioita, IT-kustannusten vähentäminen sekä halu ulkoistaa tietojärjestelmien ylläpito. Liiketoiminnallisia perusteita uuden järjestelmän kättöönotolle ovat esimerkiksi liiketoimintaprosessien kehittäminen, reaaliaikaisen tiedon saaminen ja sen laadun kehittäminen, tuottavuuden parantaminen sekä vuokraustoiminnan ammattimainen kehittäminen.
Vuokraustoiminnan ERP-järjestelmän hankkimiseen voi toki olla muitakin perusteita ja yritys- tai toimialakohtaisia tarpeita. Esimerkiksi perusteena voivat olla vuokrausliiketoiminnan kasvun synnyttämät tarpeet tai haluttomuus hoitaa itse koko vuokraustoimintaa. Vuokranettiä käyttävät myös vuokravälittäjät, jotka tarjoavat kokonaisvaltaista palvelua kiinteistösijoittajille Vuokranetin avustuksella.
Vuokravalvonta-järjestelmän vaatimusten määrittely
Ennen järjestelmän käyttöönottoa ensimmäinen tehtävä on tutkia ja analysoida vuokranantajan, vuokravälittäjän tai sijoittajan strategiaa ja liiketoimintaa. Tarkoituksena on saada kokonaisvaltainen kuva liiketoiminnan ja liiketoimintaprosessien nykytilasta sekä niistä tarpeista, joihin Vuokranet-järjestelmällä haetaan ratkaisuja. Tämän jälkeen määritellään sekä liiketoiminnalliset että teknologiset vaatimukset ja katsotaan kuinka nykyinen järjestelmä näitä palvelee.
Koko järjestelmävalinta perustuu siihen, mitä vaatimuksia liiketoiminnalle on asetettu ja miten vertailtavat järjestelmät täyttävät nämä vaatimukset. Vaatimusten määrittelyvaiheessa hankkeelle laaditaan myös tarvittaessa alustava budjettiarvio sekä hankintastrategia eli miten järjestelmätoimittajia lähestytään ja miten erilaisia vaihtoehtoja arvioidaan ja vertaillaan keskenään. On ehkä sanomattakin selvää, että viittä asuntoa pyörittävän yksityissijoittajan toiveet ja tavoitteet ovat erilaiset kuin 500 varastoa vuokraavan yrityksen tai vuokravälittäjän, joka hoitaa kymmenien tai satojen toimeksiantajien vuokra-asuntoja.
Vuokraustoimintaan tarkoitettujen järjestelmien kartoitus
Järjestelmälle asetetut vaatimukset ohjaavat tiedonhakua ja markkinakartoitusta. Vuokranantajille tarkoitettujen ohjelmistojen järjestelmätoimittajia on tarjolla suomessa vain muutamia. Monet toimillisuudet järjestelmien ominaisuuslistauksessa saattavat pintaraapaisulla vaikuttaa samanlaisilta, mutta tärkeintä on huomioida järjestelmien erityispiirteet, jotka eivät välttämättä käy ilmi suoraan toimittajan verkkosivuilta vaan selviävät vasta kartoitusvaiheessa.
Erityispiirteitä, jotka voivat ratkaisevasti vaikuttaa ohjelmiston soveltuvuudessa omaan liiketoimintaympäristöön voivat olla esimerkiksi erilaiset vuokrakohdetyypit (kiinteistö, asunto, toimitila, autopaikka, bänkikämppä, varasto jne.), sijoittajan status (yritys vai yksityissijoittaja), käyttäjien tarvitsemat erilaiset oikeudet ohjelmistoon, vuokrasopimusmallit tai -pohjat, oma toimintamalli (ulkoistettu vuokraus vai tehdäänkö sitä itse), taloushallinnon tai kirjanpidon järjestely tai integraatiot, sidosryhmäkontaktit, vuokrausstrategia (pitkä vai lyhytkestoinen vuokraus).
Vuokraustoiminnan ERP-järjestelmää käyttöönottavan sijoittajan kannattaa myös kartoittaa muiden samalla toimialalla työskentelevien ja järjestelmiä käyttävien sijoittajien näkemyksiä ja kokemuksia järjestelmistä ja niiden toimittajista.
Vuokranantajien järjestelmien arviointi ja vertailu
Harvoin tai tuskin koskaan yksi järjestelmä täyttää kaikki sille asetetut vaatimukset. Eri vaihtoehtoja täytyykin arvioida ja kilpailuttaa keskenään.
Järjestelmien arviointi- ja valintakriteereitä ovat mm.
– Kehitys ja käyttökohteet, muut ohjelmiston asiakkaat
– Nykyisten tietojärjestelmien tai omien toimintamallien integroitavuus uuteen järjestelmään
– Tarvittavien räätälöintien laajuus ja uuden järjestelmän skaalautuvuus
– Uuden järjestelmän toiminnallisuudet ja käyttöliittymä
– Suorituskyky ja luotettavuus
– Tiedonkulku
– Tietoturvaominaisuudet
– Hinta
– Käyttöönotto
– Käyttökoulutus
Tämän listan lisäksi järjestelmien arvoinnissa kannattaa hakea vastauksia myös mm. seuraaviin kysymyksiin:
– Mitä kehitystä ja hyötyä uusi järjestelmä tarjoaa yrityksen nykyisiin järjestelmiin tai toimintamalleihin verrattuna?
– Miten yrityksen nykyiset tietojärjestelmät tai toimintatavat ovat sulautettavissa uuteen järjestelmään?
– Onko uusi järjestelmä skaalautuva? Ovatko käyttäjämäärien muutokset mahdollisia ja onko järjestelmän toimintoja mahdollista lisätä tulevaisuudessa?
– Miten vertailtavien järjestelmien käyttöönotto suoritetaan ja millainen niiden käyttöönottoprojekti on? Maksaako se erikseen vai kuuluuko hintaan?
Vuokranet-toiminnanohjausjärjestelmän räätälöinti
Vuokraustoiminnan Erp-järjestelmän yhteydessä on tehtävä päätös siitä, otetaanko valittu järjestelmä käyttöön standardimuotoisena vai tarvitaanko siihen räätälöintejä yritys- ja toimialakohtaisten tarpeiden mukaisesti. Räätälöintiä suoritetaan, mikäli järjestelmä ei vastaa yrityksen määrittämiä erityistarpeita tai järjestelmän toiminnallisuuksia halutaan laajentaa yritys- ja toimialakohtaisesti.
Vuokranet sisältää valmiiksi ohjelmoituja ns. parhaita käytäntöjä (best practices), jotka ovat esim. vuokranantajien ja ohjelmistoyhtiön yhteisiä näkemyksiä ko. toimialan liiketoimintaprosessien toteuttamisesta. Hyödyntääkseen järjestelmän mahdollistamat hyödyt, asiakkaan tulee mukauttaa liiketoimintaprosessinsa uuden järjestelmän mukaisiksi. Tällöin räätälöinnin tarve vähenee, minkä ansiosta käyttöönottokustannukset pysyvät myös alhaisina. Lähtökohtaisesti voidaan sanoa, että Vuokranet on räätälöity vuokranantajille, jotka vuokraavat jotain paikallaan olevaa kiinteää tilaa, normaalin kk-vuokra tyyppisen vuokrasopimuksen mukaisesti. Täsmennettäköön, että palloiluhallin vuokraus tuntiperiaatteella ei ole tällaista vuokrausta, mutta asunnon vuokraus pidemmäksi aikaa vuokralaiselle on.
Järjestelmien vertailussa onkin tärkeää selvittää yrityskohtaiset räätälöintitarpeet. Usein sijoittajan kannattaa järjestelmän käyttöönoton yhteydessä uudelleenorganisoida omaa liiketoimintaansa, sillä järjestelmään tehtävät räätälöinnit vaikuttavat aina järjestelmän kustannuksiin ja käyttöönottoaikaan. Mm. Vuokranetistä löytyvät erilaiset valmiit toimialakohtaiset ratkaisut ja toimialalaajennukset vähentävät asiakaskohtaisten räätälöintien tarvetta ja siten nostavat järjestelmän arvoa asiakkaalle.
Uuden järjestelmän käyttöönotto onkin hyvä tilaisuus kehittää ja tarkastella kriittisesti omaa liiketoimintaa. Järjestelmää suunnitellessa joudutaan oma liiketoimintamalli ottamaan uudenlaiseen tarkasteluun. Sulautetaanko uusi mahdollisesti täysin räätälöity toiminnanohjausjärjestelmä vanhaan liiketoimintamalliin vai suoraviivaistetaanko omia liiketoimintaprosesseja toimialakohtaisen järjestelmän mukaisiksi?
Monesti ERP-järjestelmän käyttöönotto avaa täysin uusia näkökulmia oman liiketoiminnan tarkasteluun ja vanhat ”hyväksi todetut” menetelmät joutuvatkin roskakoppaan uusien tehokkaampien ja nopeampien käytäntöjen ja mahdollisuuksien tieltä.
Ehdottomasti paras ja liiketoiminnan kannalta tehokkain ratkaisu on etsiä järjestelmä, joka on suunniteltu juuri omaa toimialaa ja sen prosesseja tukevaksi ja hyödyntäväksi järjestelmäksi. Suurimmat kustannukset sekä samalla suurimmat sudenkuopat vältetään järjestelmien käyttöönotossa silloin, kun otetaan käyttöön tarkasti toimialalle suunniteltu järjestelmä. Tällöin räätälöinnin tarve vähenee ja vaatimusmäärittelyn, suunnittelutyön ja kartoituksen aiheuttamat riskit ja virheet minimoituvat.
Järjestelmätoimittajan valinta
Järjestelmätoimittajan valinta on olennainen osa vuokraustoiminan ERP-järjestelmän valintaa, sillä toimittajan pätevyys vaikuttaa koko järjestelmän käyttöönottoon.
Järjestelmätoimittajien arviointi- ja valintakriteereitä ovat mm.:
– Järjestelmätoimittajan pätevyys, kokemus ja maine niin ohjelmisto- kuin vuokraus- ja sijoitustoiminnassakin
– Järjestelmätoimittajan referenssit ja aikaisemmat suoritukset
– Tuotevalikoima
– Järjestelmätoimittajan toteuttama demo
– Järjestelmätoimittajan käyttöönottostrategia ja käyttöönottoon tarvittava aika
– Järjestelmätoimittajan kyky auttaa yritystä järjestelmän käyttöönotossa
– Järjestelmätoimittajan palvelut käyttöönottovaiheessa ja käyttöönoton jälkeen
– Järjestelmätoimittajan kyky vastata tulevaisuuden tarpeisiin
Järjestelmätoimittajaa valittaessa kannattaa selvittää, onko toimittaja suorittanut aikaisemmin vastaavia järjestelmien käyttöönottoprojekteja yrityksen oman toimialan ja kokoluokan yrityksissä. Mahdollisten referenssien avulla on hyvä arvioida, kuinka aiemmat projektit on suoritettu ja miten ne ovat onnistuneet.
Järjestelmätoimittajan valinnassa on suuri painoarvo sillä, miten toimittaja kykenee demoamaan tarjolla olevaa järjestelmää sekä miten kyseinen järjestelmä vastaa yrityksen tarpeisiin ja mitä liiketoiminnallisia hyötyjä se tarjoaa yritykselle. Erityisen tärkeätä on myös selvittää, millaiset resurssit järjestelmätoimittajalla on kehittää palveluitaan ja vastata yrityksen tarpeisiin myös tulevaisuudessa.
Yhteistyö toimittajan kanssa jatkuu myös järjestelmän käyttöönottoprojektin päätyttyä, joten toimittajaa valitessa kannattaa kiinnittää huomiota myös henkilökemioihin.
Kuten räätälöinnin kohdalla todettiin, toimialakohtaisia ratkaisuja sisältävä ERP-järjestelmä on erittäin arvokas valinta sijoittajalle ja sama pätee myös järjestelmätoimittajaan – kannattaa ehdottomasti valita sellainen toimittaja, jolla on kokemusta vuokratoiminnasta ja joka samalla omaa myös hyvät kontaktit alan muihin toimijoihin ja vaikuttajiin.
Vuokraustoiminnan ERP-järjestelmän käyttöönotto
Käyttöönottoprojekti käynnistyy, kun yritys on valinnut sopivan järjestelmän ja sen toimittajan. Käyttöönoton kesto voi vaihdella muutamista tunneista useisiin kuukausiin tai jopa vuosiin riippuen muun muassa hankkeen laajuudesta, sijoittajan tai yrityksen kokoluokasta, järjestelmään tehtävien asiakas- ja toimialakohtaisten räätälöintien määrästä sekä projektiin varatuista resursseista. Nyrkkisääntönä voidaan pitää, että Vuokranetissä esimerkiksi alle kahdenkymmenen vuokrakohteen sijoittajalla käyttöönotto vie päivän tai kaksi. Tässä ajassa kaikki vuokralaiset, taloyhtiöt ja vuokrakohteet sekä sopimukset on viety järjestelmään ja laskutus voidaan aloittaa. Suursijoittajilla tai yrityksillä, jotka vaativat useitakin räätälöintejä ohjelmistoon, käyttöönotto on tapahtunut muutamissa viikoissa tai kuukausissa.
Monet ERP-järjestelmät, kuten Vuokranetkin, voidaan ottaa käyttöön joko vaiheittain tai yhdellä kertaa.
Vaiheittaisen käyttöönoton etuna voidaan pitää sitä, että yritys voi keskittyä yhteen liiketoiminnan osa-alueeseen kerrallaan ja muut osa-alueet voivat jatkaa toimintaansa normaaliin tapaan. Vaiheittainen käyttöönotto mahdollistaa myös virheistä oppimisen: kertyvä tieto ja kokemus helpottavat seuraavien vaiheiden suorittamista.
Vuokranetin käyttöönotto yhdellä kertaa mahdollistaa sen, että järjestelmä saadaan käyttöön lyhyemmässä ajassa, jolloin Vuokranetin mahdollistamat hyödyt ovat myös saavutettavissa nopeammin. Järjestelmän käyttöönotto yhdellä kertaa vaatii kuitenkin vaiheittaiseen käyttöönottoon verrattuna enemmän resursseja ja suunnittelua. Vuokranetissä vaiheittainen käyttöönotto voi tarkoittaa esimerkiksi ensimmäisessä vaiheessa kaikkien kiinteistöjen ja vuokrattavien kohteiden ja dokumenttien siirtoa ohjelmistoon. Seuraavassa vaiheessa käyttöön otetaan vuokralaisten hallinta ja laskutus.
Isojen toimijoiden kohdalla, kun käyttöönotto tapahtuu yhdellä kertaa, käyttöönoton jälkeisten ongelmien ennakoiminen on vaikeaa ja esimerkiksi käyttöönoton jälkeen tyypillisesti esiintyvät ongelmat ilmenevät usein samanaikaisesti. Lisäksi projektin laajuuden ja mahdollisen kiireen vuoksi joitakin tärkeitä käyttöönottoon liittyviä yksityiskohtia saattaa jäädä huomioimatta ja ne realisoituvat ikävästi vasta käyttöönoton jälkeen.
Vaiheittainen käyttöönottostrategia onkin ehkä piensijoittajia lukuunottamatta suositellumpi vaihtoehto, sillä se antaa enemmän aikaa sopeutua järjestelmään ja sen mukanaan tuomiin muutoksiin.
Tietojärjestelmien integrointi ja tietojen siirto Vuokranet-järjestelmään
Vuokranetistä tulee usein sijoittajan keskeisin tietojärjestelmä, joka yhdistää eri liiketoimintaprosessit yhteen järjestelmään.
Kun Vuokranet korvaa kokonaan aiemmin käytössä olleita järjestelmiä tai Exceleitä, tiedot joudutaan siirtämään vanhoista lähteistä uuteen. Vuokranettiin tiedonsiirto on monesti maksutonta, jos asiakas pystyy tarjoamaan esimerkiksi Excel-muotoisen taulukon nykyisistä vuokralaisista, vuokrakohteista ja taloyhtiöistä.
Vuokranet konfigurointi
Vuokranetin konfigurointi tehdään käyttöönottovaiheessa. Konfiguroinnilla tarkoitetaan järjestelmän liiketoiminnallisten ja toiminnallisten asetuksien muuttamista, jolloin ohjelmistoa muokataan asiakkaan tarpeita vastaavaksi. Konfiguroinnin yhteydessä järjestelmän käyttöliittymää, oikeuksia, integraatio-liitoksia ja asetuksia voidaan myös muuttaa järjestelmän loppukäyttäjiä silmällä pitäen.
Käyttökoulutus
Järjestelmän käyttökoulutuksella varmistetaan se, että käyttäjät oppivat käyttämään järjestelmää työtehtävissään sekä sisäistävät järjestelmän käytön merkityksen kokonaisuuden kannalta. Käyttäjien koulutukseen kannattaa panostaa, sillä järjestelmästä saatava kokonaishyöty vähenee huomattavasti, mikäli käyttäjät eivät kykene käyttämään järjestelmää tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti.
Järjestelmän käyttökoulutusta voidaan pitää ennen tai jälkeen järjestelmän käyttöönottoa tai erilaisten muutosten ja päivitysten yhteydessä. Vuokranetissä käyttökoulutus on saatavilla aina maksutta ohjelmiston käyttöönoton yhteydessä.
Vuokranet-järjestelmän kehitys
Vuokranet on sitoutunut kehittämään järjestelmää aina asiakkaiden ja sidosryhmien tarpeiden ja toiveiden mukaisesti sekä esimerkiksi lakimuutosten tarpeiden mukaan. Vuokranetistä saattaa käyttöönottovaiheessa puuttua sellaisia toimintoja, joita liiketoiminnan tehokas ja tuloksellinen toteuttaminen sijoittajalta tai yrittäjältä vaatii. Geneerisiä, kaikille soveltuvia toimintoja kehitetään jatkuvasti ohjelmistoon maksutta, mutta myös tarpeen vaatiessa asiakaskohtaiset räätälöinnit ovat mahdollisia.
Vuokraustoiminnan ja ohjelmiston käytön menestystekijöitä
Vuokrausjärjestelmän valinnan ja käytön onnistumiseen vaikuttavia kriittisiä menestystekijöitä on kymmeniä ja niiden painoarvo vaihtelee asiakaskohtaisesti sekä näkökulmasta riippuen. Tärkeimpiä menestystekijöitä ovat esimerkiksi selkeät päämäärät ja tavoitteet, riittävä ja toimiva yhteistyö toimittajan kanssa, kommunikointi ja henkilökemia, järjestelmätoimittajan tarjoama tuki sekä uudet kumppanuudet.
Lisäksi useimmille ohjelmistohankkeille yhteisiä menestystekijöitä, joita tarkastelemme tässä lähemmin, ovat ylimmän johdon tuki ja sitoutuminen, projektiryhmän pätevyys, liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelu ja muutoksenhallinta.
1. Liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelu
Järjestelmän mahdollistamien hyötyjen saavuttamiseksi asiakkaan liiketoimintaprosessien tulee olla yhdenmukaisia järjestelmän toimintamallin kanssa. Tämän vuoksi yrityksen kannattaa järjestelmän käyttöönoton yhteydessä suorittaa liiketoimintaprosessiensa uudelleensuunnittelua, mikä onkin yksi hankkeen tärkeimmistä menestystekijöistä.
Liiketoimintaprosessien uudelleensuunnittelussa luodaan kuvaus siitä, kuinka liiketoiminta pyörii uuden järjestelmän käyttöönoton myötä sekä millaisia muutoksia järjestelmällä mahdollisesti on sijoittajan tai yrityksen toimintaan.
2. Muutoksenhallinta
Uuden järjestelmän hankinta ja käyttöönotto on usein yksi yrityksen tai sijoittajan suurimmista muutosprosesseista. Järjestelmän käyttöönotto voi aiheuttaa muutoksia esimerkiksi yrityksen organisaatiorakenteisiin, toimintatapoihin, liiketoimintaprosesseihin sekä työntekijöihin. Yksityissijoittajilla muutos näkyy monesti omien toiminta- tai ajattelutapojen muutoksena ja kirkastumisena sekä vanhentuneista tai turhista toimintatavoista irtipäästämisenä.
Muutoksenhallinta tulisi aloittaa järjestelmän käyttöönottoprojektin yhteydessä, ja sen tulisi jatkua koko järjestelmän elinkaaren ajan. Yksi muutoksenhallinnan keskeisimpiä tehtäviä on saada itsesi ja/tai työntekijäsi suhtautumaan hankkeeseen positiivisella asenteella ja siten saada kaikkien hyväksyntä hankkeen suorittamiselle.
Muutoksenhallinnan kannalta on tärkeää esimerkiksi järjestää työntekijöille järjestelmän käyttökoulutusta ja järjestelmän käytön harjoittelemista. Koulutuksen kautta työntekijöiden on helpompi ymmärtää järjestelmän toimintaperiaatteita ja vaikutuksia yrityksen liiketoimintaprosesseihin ja järjestelmän käytön harjoittelu puolestaan edistää järjestelmän käyttövalmiuksia.
3. Ylimmän johdon tuki ja sitoutuminen
Luonnollisesti, jos olet yksityissijoittaja, tarvitset vain oman päätöksesi järjestelmän hankinnasta. Kuitenkin yrityksillä, joissa työskentelee useita henkilöitä, yksi tärkeimmistä tekijöistä uuden järjestelmähankinnan onnistumisen kannalta on yrityksen ylimmän johdon tuki ja sitoutuminen hankkeeseen. Ylimmän johdon panos hankkeeseen on tärkeää erityisesti suunnitteluvaiheessa, kun yrityksen liiketoimintaprosesseja arvioidaan ja analysoidaan sekä hankkeelle asetetaan liiketoimintatavoitteita.
Ylin johto voi tukea hanketta esimerkiksi antamalla ohjeita projektin suorittamisesta sekä osallistumalla projektiryhmän kokouksiin. Ylimmän johdon tulee myös viestiä yrityksen työntekijöille käyttöönotettavan järjestelmän roolista ja merkityksestä yrityksessä.
Ylimmän johdon sitoutumisesta hankintaan kertoo se, kuinka paljon johto on valmis antamaan resursseja hankkeen suorittamiseen; hankkeen onnistumiseen vaikuttaa merkittävästi se, kuinka paljon käytettävissä on kriittisiä resursseja, kuten henkilöitä, rahoitusta tai laitteistoja.
4. Projektiryhmä
Onnistuneen vuokrausohjelmiston hankinnan kannalta tärkeä tekijä on järjestelmän hankinnasta ja käyttöönotosta vastaavan projektiryhmän pätevyys, kokoonpano ja ryhmätyötaidot. Projektiryhmän tulisi koostua yrityksen parhaista asiantuntijoista ja ryhmään tulisi valita henkilöitä, joilla on teknologiaosaamista, sekä henkilöitä, jotka ymmärtävät yrityksen liiketoimintaa ja sen vaatimuksia. ERP-hankkeen menestyksekäs toteuttaminen vaatii yhteistyötä myös järjestelmän loppukäyttäjien kanssa.
Projektinryhmällä on iso vastuu projektin suorittamisesta ja etenemisestä, minkä vuoksi yrityksen ylimmän johdon tulisi antaa projektiryhmälle valtuudet nopeiden päätöksien tekemiseen projektin aikana. Ihanteellisessa tapauksessa ryhmään valitut henkilöt tulisi irrottaa sen hetkisistä työtehtävistä työskentelemään täysipäiväisesti uuden hankkeen parissa.
5. Projektinhallinta
Projektinhallinta on yksi järjestelmähankkeen keskeisistä menestystekijöistä. Projektinhallinta sisältää hankkeen tavoitteiden ja laajuuden määrittelyn, työ- ja resurssisuunnitelmien kehittämisen sekä hankkeen etenemisen seurannan.
Projektinhallinnan kannalta on erittäin tärkeää, että hankkeelle asetetaan realistinen aikataulu. Epärealistinen aikataulu johtaa usein siihen, että paine aikataulussa pysymiseksi kasvaa ja kiirehtimisen vuoksi projektin aikana suoritettavat toimenpiteet kärsivät. Toisaalta aikataulun venyminen saattaa johtaa projektiryhmän ja työntekijöiden uskon ja kärsivällisyyden menettämiseen.
Tehokkaalla projektinhallinnalla pystytään kontrolloimaan projektia sekä asetettua budjettia ja aikataulua. Esimerkiksi järjestelmän räätälöinti lisää projektin kustannuksia sekä käyttöönottoon kuluvaa aikaa sekä kasvattaa hankkeen laajuutta. Tämän vuoksi hankkeen laajuus on määriteltävä selkeästi ja hankkeelle on asetettava selkeät aikataulutetut välitavoitteet, jotka auttavat aikataulussa ja budjetissa pysymisessä.
Projektinhallintaa helpottavat tasaisin määräajoin suoritettavat kokoukset, joissa käsitellään hankkeen sen hetkistä tilannetta sekä hankkeen edistymistä.
Yhteenveto
Jos olet kiinnostunut kehittämään hankkimaan tehokkaan työkalun vuokraustoimintasi automatisoimiseksi, ole yhteydessä Vuokranettiin alla olevalla lomakkeella tai 0445856969 niin katsotaan mitä Vuokranet voisi tuoda sinun vuokrausliiketoimintaasi lisää.
